Zeiterfassungspflicht 2025 – Das müssen Flottenbetreiber wissen

Das Wichtigste in Kürze

• Ab 2025: Elektronische Arbeitszeiterfassung wird für Unternehmen in Deutschland verpflichtend.
• Rechtsgrundlage: Urteile des EuGH (2019) und des BAG (2022) sowie der Koalitionsvertrag 2025.
• Pflicht: Tägliche Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit.
• Ausnahmen: Übergangsfristen für kleine Unternehmen; Vertrauensarbeitszeit bleibt unter bestimmten Bedingungen möglich.
• Empfehlung: Frühzeitige Implementierung digitaler Zeiterfassungssysteme zur Sicherstellung der Compliance.​

Einleitung

Die Arbeitswelt steht vor einer bedeutenden Veränderung: Ab 2025 wird die elektronische Zeiterfassung für Unternehmen in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Diese Neuerung basiert auf den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts sowie dem Koalitionsvertrag 2025. Für Unternehmen bedeutet dies, ihre Arbeitszeiterfassungssysteme entsprechend anzupassen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.​

Hintergrund der Zeiterfassungspflicht

Die Diskussion um die verpflichtende Arbeitszeiterfassung wurde durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 angestoßen. Der EuGH entschied, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte diese Verpflichtung im September 2022 und betonte die Notwendigkeit einer systematischen Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgeber. ​

Gesetzliche Anforderungen ab 2025

Der Koalitionsvertrag 2025 sieht vor, die elektronische Zeiterfassung gesetzlich zu verankern. Konkret bedeutet dies:

• Verpflichtung zur elektronischen Erfassung: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch dokumentieren.
• Übergangsfristen: Kleine Unternehmen erhalten angemessene Übergangsfristen zur Implementierung entsprechender Systeme.
• Vertrauensarbeitszeit: Dieses Modell bleibt unter bestimmten Bedingungen weiterhin möglich, sofern die Arbeitszeiten dennoch erfasst werden. ​

Auswirkungen auf Unternehmen

Die Einführung der Zeiterfassungspflicht bringt für Unternehmen verschiedene Herausforderungen mit sich:​

• Systemumstellung: Bestehende Prozesse müssen überprüft und gegebenenfalls durch digitale Systeme ersetzt werden.
• Schulung: Mitarbeiter müssen im Umgang mit neuen Zeiterfassungssystemen geschult werden.
• Datenschutz: Die erfassten Daten müssen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet und gespeichert werden.​

Unternehmen, die bereits digitale Zeiterfassungssysteme nutzen, sind hier im Vorteil und können die neuen Anforderungen leichter erfüllen.​

Digitale Lösungen für die Zeiterfassung

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten vielfältige Möglichkeiten:​

• Mobile Apps: Erfassung der Arbeitszeit über Smartphones oder Tablets.
• Webbasierte Plattformen: Zugriff und Verwaltung der Arbeitszeiten über das Internet.
• Integration mit anderen Systemen: Verknüpfung mit Lohnabrechnungs- oder Projektmanagement-Tools.​

Ein Beispiel für ein solches System ist die Lösung von OrtungsLogistik.de, die eine nahtlose Integration von Fahrzeugortung und Zeiterfassung ermöglicht.​

Empfehlungen für die Umsetzung

Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:​

1. Analyse der aktuellen Prozesse: Überprüfung der bestehenden Zeiterfassungssysteme und Identifikation von Optimierungspotenzialen.
2. Auswahl eines geeigneten Systems: Entscheidung für ein digitales Zeiterfassungssystem, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
3. Schulung der Mitarbeiter: Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut sind.
4. Datenschutz gewährleisten: Implementierung von Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO.​

Eine frühzeitige Planung und Umsetzung dieser Schritte kann Unternehmen helfen, die Zeiterfassungspflicht 2025 erfolgreich zu meistern.​

6. Fazit

Die Zeiterfassungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch die Chance, Prozesse zu optimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Durch den Einsatz moderner, digitaler Zeiterfassungssysteme können Unternehmen nicht nur gesetzeskonform agieren, sondern auch die Effizienz und Transparenz ihrer Arbeitszeitdokumentation verbessern.