Fuhrparkmanagement: Wichtige Erkenntnisse für 2025

Das Wichtigste in Kürze

• Mobile Zeiterfassung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz im Handwerksbetrieb.
• GPS-Ortung ermöglicht eine lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten und Einsatzorten.
• Digitale Lösungen verbessern die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle.
• Die OrtungsLogistik GmbH bietet speziell angepasste Systeme für Handwerksbetriebe.
• Moderne Zeiterfassungssysteme sind DSGVO-konform und einfach integrierbar.

Termindruck, wechselnde Einsatzorte und knappe Ressourcen – das Handwerk ist längst digital geworden. Wer seine Prozesse nicht effizient organisiert, verliert wertvolle Zeit und bares Geld. Eine der größten Zeitfresser? Die manuelle Zeiterfassung. Mit mobilen Systemen und GPS-gestützter Ortung lassen sich Arbeitszeiten heute viel einfacher und transparenter erfassen – direkt vor Ort, in Echtzeit, fehlerfrei.

In diesem Artikel zeigen wir, wie mobile Zeiterfassung im Handwerk funktioniert, welche konkreten Vorteile sie bietet und wie Unternehmen wie OrtungsLogistik passende Lösungen bereitstellen – individuell anpassbar, datenschutzkonform und praxiserprobt.

Warum ist Zeiterfassung im Handwerk so kompliziert?

Viele Handwerksbetriebe setzen noch auf klassische Stundenzettel – per Hand ausgefüllt, oft erst Tage später. Das führt zu:

• Fehlerquellen durch ungenaue Angaben
• Verlorene oder unleserliche Zettel
• Aufwendige Nachbearbeitung im Büro
• Unklare Abgrenzung von Arbeits- und Fahrtzeiten

Gerade bei mehreren parallel laufenden Baustellen und ständig wechselnden Einsatzorten ist eine manuelle Erfassung schlicht nicht mehr zeitgemäß.

Was ist mobile Zeiterfassung?

Mobile Zeiterfassung bedeutet: Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit digital per App oder Gerät, z. B. über das Smartphone, ein Terminal im Fahrzeug oder eine zentrale App-Lösung mit Cloud-Anbindung.

Funktionen typischer mobiler Zeiterfassungssysteme:

• Start-/Stopp-Buchungen vor Ort
• Projekt- und Tätigkeitszuordnung
• GPS-Standortdokumentation
• Automatische Datenübertragung ins Büro
• Integration in Lohn- und Projektabrechnung

Vorteile für Handwerksbetriebe

Die Umstellung auf digitale, mobile Zeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Weniger Verwaltungsaufwand

Manuelle Nachbearbeitung entfällt. Die Zeiten sind direkt digital verfügbar – auch für Lohnabrechnung und Projektkalkulation.

Mehr Transparenz

Alle Daten werden zentral gesammelt und lassen sich jederzeit auswerten – z. B. zur Kontrolle von Projektkosten oder Arbeitszeiten.

Schnellere Abrechnung

Löhne und Rechnungen lassen sich auf Basis exakter Zeitdaten schneller und genauer erstellen.

Bessere Planung

Vorgesetzte sehen, wer wann wo arbeitet – und können bei Engpässen schneller reagieren.

Höhere Mitarbeitermotivation

Digitale Systeme sorgen für klare Regeln und mehr Fairness bei der Zeiterfassung.

GPS-Ortung – ein Plus für Transparenz und Vertrauen

Ein entscheidender Vorteil moderner Systeme ist die integrierte GPS-Ortung. Diese bringt gleich mehrere Mehrwerte:

• Einsatzort-Dokumentation: Arbeitsbeginn wird automatisch mit Standort verknüpft.
• Fahrzeiten erfassen: Auch Wegzeiten zwischen Baustellen können dokumentiert werden.
• Nachvollziehbarkeit: Im Streitfall (z. B. bei Kundenreklamationen) ist der Einsatz belegbar.
• Diebstahlschutz & Fahrzeugverfolgung: In Kombination mit Flottenlösungen lässt sich auch der gesamte Fuhrpark orten.

Die OrtungsLogistik GmbH bietet genau solche GPS-gestützten Lösungen – individuell auf Handwerksunternehmen zugeschnitten.

Praxisbeispiel: Mobile Zeiterfassung mit OrtungsLogistik

Die OrtungsLogistik GmbH aus Forchheim ist seit über 10 Jahren auf mobile Ortungs- und Zeiterfassungssysteme spezialisiert – u. a. für das Handwerk.

Das System von OrtungsLogistik bietet:

• Mobile Endgeräte oder App-Lösungen zur Zeiterfassung
• GPS-Tracking zur Einsatzortbestimmung
• Digitale Fahrtenbücher
• Integration in bestehende Systeme (z. B. DATEV, Lexware, u. a.)
• Schulungen, Support und individuelle Anpassungen

Dank hauseigener Entwicklung kann OrtungsLogistik auf besondere Anforderungen flexibel reagieren – ideal für kleine und mittlere Handwerksbetriebe, die eine pragmatische Lösung suchen.

Datenschutz & DSGVO: Was ist zu beachten?

Ein häufiges Argument gegen GPS-Ortung: Datenschutz. Doch moderne Systeme wie die von OrtungsLogistik sind DSGVO-konform und bieten:

• Transparente Protokollierung aller Datenzugriffe
• Berechtigungskonzepte für Administratoren
• Datenspeicherung nur mit Einwilligung oder betrieblicher Notwendigkeit
• Trennung von Arbeits- und Pausenzeiten
• Offline-Modus bei privater Nutzung des Fahrzeugs

Eine gute Kommunikation mit den Mitarbeitenden und klare Betriebsvereinbarungen sorgen für hohe Akzeptanz.

Fazit & Empfehlung

Die mobile Zeiterfassung ist für Handwerksbetriebe längst kein „Nice-to-have“ mehr – sie ist ein echter Wettbewerbsvorteil. Wer frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessert auch die Organisation, die Mitarbeitermotivation und die Kundenzufriedenheit.

Mit OrtungsLogistik steht dem Handwerk ein erfahrener Partner zur Seite, der praxisnahe Systeme entwickelt, individuell anpasst und umfassend betreut. Jetzt umsteigen lohnt sich.